Smart working

Smart Working e Lavoro Agile ai tempi del COVID-19: cosa cambia e cosa resta

L’emergenza Covid-19 impone un ripensamento degli schemi e dei ritmi lavorativi. Uno studio sulla normativa di riferimento in Italia, le caratteristiche dello Smart Working in termini di tecnologia e cultura digitale con un occhio rivolto al futuro, alla luce di vantaggi e rischi del lavoro agile.

 “Al di fuori delle attività ritenute essenziali, consentiremo solo lo svolgimento di lavoro in modalità Smart Working”: così affermava il Presidente del Consiglio Giuseppe Conte, annunciando agli italiani una nuova stretta contro il Covid-19, che sta mietendo vittime innocenti e sta piegando i sistemi sanitari e produttivi d’Italia e del Mondo. Tale modello di organizzazione lavorativa si è reso necessario da parte delle aziende e degli studi professionali al fine di attuare al meglio le misure di distanziamento sociale essenziali per arrestare e ridurre le possibilità di contagio, pur mantenendo in piedi le attività lavorative in grado di attuarlo. Ma cos’è esattamente lo Smart Working?

Per Smart Working si intende il modello organizzativo che permette il ripensamento, in termini di spazi e tempi, del lavoro, con l’ausilio di nuovi strumenti tecnologici e digitali. Ciò consente di modernizzare i processi organizzativi, permettendo, altresì, al lavoratore un certo grado di indipendenza logistica, per cui non esiste più un ufficio secondo le logiche convenzionali e non è più necessario “timbrare il cartellino” per il lavoratore.

A tal proposito, la ben nota definizione fornita dal Politecnico di Milano parla di nuova filosofia manageriale, i cui principi cardine sono flessibilità, collaborazione e autonomia.

Il termine Smart Working è utilizzato per lo più in Italia, non anche all’estero, dove si preferisce riferirsi a tale modalità come telecommuting, home working, o, più semplicemente working from home.

Indice degli argomenti:

  • Normativa
  • Tecnologie al servizio dello smartworking
  • Vantaggi
  • Limiti allo smartworking e possibili rischi

Normativa

Il termine Smart Working (da ora in avanti, anche SW) è usato comunemente per indicare quello che la normativa italiana identifica in termini di Lavoro Agile nella Legge del 22 maggio 2017 n. 81 (Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato). Essa, regola gli aspetti più rilevanti della materia del lavoro a distanza: diritti del lavoratore agile, modalità dello SW (artt. 18-23), le modalità di controllo da parte del datore di lavoro, gli strumenti tecnologici. Primo fra tutti, il principio secondo cui il lavoratore che svolge la prestazione lavorativa in modalità di lavoro agile, ha diritto a ricevere un trattamento economico e normativo che sia non inferiore a quello complessivamente riconosciuto nei confronti dei lavoratori chiamati a svolgere le medesime mansioni all’interno dell’azienda. È possibile affermare che le modalità disciplinate in astratto dagli artt. 18-23 della L. 81/2017 corrispondono, piuttosto, al remote working ed al telelavoro. La prestazione di lavoro agile è disciplinata, poi, in concreto da un accordo individuale scritto, il quale disciplina le concrete modalità di lavoro.

Oggi le esigenze dettate dall’emergenza Coronavirus hanno permesso il ricorso allo Smart Working tramite apposito decreto-legge del 23 febbraio 2020 n. 6, il quale, in ragione dell’emergenza in atto, semplificava e autorizzava tale modalità di lavoro anche in assenza di accordo preventivo con i dipendenti, richiesto appositamente dalla succitata L. 81/2017. Successivamente, il DPCM dell’8 marzo 2020, emanando ulteriori disposizioni attuative, rimanda, in tema di lavoro agile, a quanto disposto dalla legge del 2017, ai sensi dell’art. 2, comma I, lett. r) del DPCM; il DPCM dell’11 marzo 2020, in seguito, ha sancito il massimo utilizzo dello SW per le attività che possono essere svolte agilmente da remoto. Infine, è impossibile non menzionare il D.L.  Cura Italia del 17 marzo n. 18, a conferma che lo SW è regola in tempi di emergenza Covid-19.

In ambito PA, era stata la L. 7 agosto 2015 n. 124, il c.d. Decreto Madia, ad introdurre misure per la promozione della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro. Oggi sono il D.L. del 23 febbraio 2020 n. 6, il quale ha ulteriormente promosso l’attuazione dello SW anche in ambito pubblico, in particolare avendo riguardo delle categorie di dipendenti pubblici più esposti al rischio Coronavirus in quanto affetti da patologie pregresse, e il già menzionato Decreto Cura Italia a sancire lo Smart Working quale garanzia di continuità amministrativa.

Tecnologie al servizio dello smartworking

Si parla di Home-based telework nell’ipotesi in cui il dipendente lavori da casa e comunichi con l’azienda, grazie agli strumenti da essa messi a disposizione.

Esiste anche il telelavoro che il dipendente può svolgere ovunque, grazie a tecnologie informative portatili. Si parla, a tal proposito, anche di lavoro in gruppi virtuali o di Network Collaboration, per cui il network così virtualmente instaurato permette di acquisire e condividere conoscenze, documenti e strumenti con gli altri componenti del team, in sinergia gli uni con gli altri.

L’innovazione tecnologica è lo strumento-cardine che permette di sfruttare efficacemente tali modelli lavorativi: documenti digitali, che in tempo reale sono in grado di registrare commenti e revisioni da parte di tutti i colleghi, posta elettronica, chat di lavoro e riunioni telematiche, ma non solo.

Sempre più sofisticate e sicure tecnologie collaborative consentono ad aziende e privati di incrementare l’efficienza operativa e velocizzare i processi decisionali. Tra le tecnologie abilitanti è necessario menzionare il c.d. Hierarchical Information System (sistema ICT  che, rispettando una rigida struttura gerarchica, sfrutta l’approccio top-down e unidirezionale, che si propaga dai vertici alla periferia), ovvero il Company-wide Information System (tale sistema ICT privilegia una comunicazione cross-organizzativa, promuovendo la creazione di un ambiente di lavoro collaborativo tra i componenti del team); il Mobile & Adaptive Workspace (per cui gli strumenti ICT a disposizione sono accessibili da diversi dispositivi al fine di creare un workspace il più possibile flessibile e mobile), ovvero il c.d. Social & Open Workspace (per cui la tecnologia promuove la creazione delle relazioni tra collaboratori interni ed esterni all’azienda stessa, indipendentemente dai rapporti gerarchici esistenti).

È possibile identificare, inoltre, quattro classi di modelli abilitanti che le imprese utilizzano per promuovere cooperazione e accessibilità delle informazioni:

  • Unified Communications and Collaboration (UCC), componente fondamentale dello SW, che consiste in forme unificate di comunicazione e collaborazione, le quali prendono in prestito tecnologie tipiche dei social network, integrando sistemi di comunicazione, in real time e non. Ciò dà luogo ad una vera e propria architettura di sistemi telematici diversi, ma dotati di un’interfaccia comune.
  • Social Computing, modello di business di tipo social, volto a favorire la social collaboration e le interazioni aziendali, tramite l’utilizzo di tecnologie informative per condividere conoscenze, accelerare l’apprendimento e attuare vero e proprio coworking.
  •  Cloud Computing. Il Cloud Computing è un modello che consente di abilitare, tramite rete, l’accesso diffuso, agevole e a richiesta, ad un insieme di risorse IT (ad esempio, reti, server, storage, applicazioni e servizi) che possono essere rapidamente acquisite e rilasciate, con minimo sforzo di gestione o interazione da parte del fornitore di servizi. Il modello di Cloud ha cinque caratteristiche precipue: Self-service on-demand, accesso ubiquo alla rete, rapida elasticità, condivisione delle risorse, servizio misurabile e tre modelli di servizio di Software as a Service (SaaS – es. Google Docs, Gmail, FreshBooks); Platform as a Service (PaaS – es. Microsoft Azure, Force.com) e Infrastructure as a Service (IaaS- es. GoGrid, Aws).
  • Virtual Desktop Infrastructure (VDI), ossia la c.d. virtualizzazione del desktop, che consiste in una tecnologia abilitante la creazione di ambienti desktop per i dipendenti di una rete aziendale di modo che essi possano visualizzare sui propri device risorse (quali documenti, file, immagini, programmi) non fisicamente presenti sul dispositivo stesso, ma ugualmente accessibili.

I tools che vengono in aiuto al lavoratore agile sono noti: alcuni strumenti da menzionare sono certamente Google Drive o Dropbox per lo storage; Google Notes o Evernote, per appunti virtuali e note da condividere; Microsoft Project, come software di pianificazione per la gestione di un progetto in tutte le sue fasi; infine, Skype, Hangouts e Microsoft Teams per le riunioni virtuali.

Vantaggi

Diversi studi e survey aziendali attestano numerosi benefici derivanti dall’utilizzo di tali forme innovative di organizzazione del lavoro per dirigenti e dipendenti, in particolare:

  • Maggiore flessibilità in termini di riconfigurazione di tempi/spazi di lavoro.
  • Impiego delle nuove tecnologie che permettano il raggiungimento degli obiettivi sia in termini di efficacia che di maggiore efficienza, oltre che di una maggiore padronanza degli stessi per i lavoratori.
  • Impatto positivo in termini di inquinamento ed emissioni CO2 nell’atmosfera.
  • Risparmio di tempi e costi aziendali in termini di spazi fisici, rimborsi per gli spostamenti del lavoratore, costi per macchine aziendali, e così via.
  • Miglior equilibrio lavoro/vita, maggiore motivazione e benessere organizzativo per il lavoratore.
  • Impatto positivo in termini di produttività, riduzione del fenomeno dell’assenteismo (specie nella P.A.), e, più in generale, delle assenze per malattia.

Limiti allo smartworking e possibili rischi

Nonostante tali benefici siano allettanti, il dato attuale è che circa il 70% delle aziende italiane non possiede gli strumenti tecnologici atti a supportare le dinamiche dello SW, oltre a non avere maturato la cultura aziendale in grado di favorire tale cambiamento.

I settori che, secondo alcuni studi, utilizzano maggiormente tale modello di organizzazione del lavoro e che prima dell’emergenza Coronavirus avevano già intrapreso iniziative in tal senso, sono il settore alimentare, ICT e Finance. Vi sono delle attività e dei settori in cui è certamente difficile una transizione verso lo Smart Working: si pensi alla vendita al dettaglio, il settore manifatturiero, farmaceutico, tessile e dell’abbigliamento. 

Ulteriori elementi a sfavore per un’estensione generalizzata del modello di SW sono i problemi che si pongono in termini di:

  • Time management: organizzare il lavoro ed il tempo quando si lavora da remoto può essere complesso e richiede l’implementazione di un sistema efficiente di gestione del tempo.
  • Protezione dei dati e riservatezza: il lavoro da remoto pone un problema di gestione e sicurezza dei dati aziendali in possesso dello smart worker, oltre che di privacy e controllo a distanza del lavoratore da parte dell’azienda.  A tale scopo, il datore di lavoro, dal canto suo, deve adottare misure adeguate volte a “garantire la protezione dei dati utilizzati ed elaborati dal lavoratore”; mentre “il lavoratore è tenuto a custodire, con diligenza, gli strumenti tecnologici messi a disposizione dal datore di lavoro ed è responsabile della riservatezza dei dati” ad esso accessibili.
  • Sicurezza sul lavoro: si pone necessariamente un problema di sicurezza del lavoratore. Il datore di lavoro è tenuto a garantire la salute e la sicurezza del lavoratore e ha l’obbligo, altresì, di consegnare al lavoratore, con frequenza almeno annuale, un’informativa, nella quale sono individuati i rischi generali e specifici, connessi alle particolari modalità di esecuzione della prestazione lavorativa. Il lavoratore è, invece, tenuto a cooperare nell’attuazione di tali misure di prevenzione e protezione predisposte dal datore di lavoro. Per quanto attiene agli infortuni sul lavoro, a tal proposito, è bene citare la Circolare INAIL n. 48/2017, la quale specifica che gli infortuni dello smart worker sono tutelati, se causati da un rischio connesso con la prestazione lavorativa, secondo gli ordinari principi che regolano la materia, con il solo limite del rischio elettivo.
  • Gli esperti parlano, infine, deirischi psicologici di isolamento sociale per il lavoratore e di possibile incapacità di separare vita personale e professionale.

Conclusioni

In conclusione, l’emergenza Coronavirus, che ci impone distanze fisiche, può certamente costituire un’occasione di sviluppo per tale modello organizzativo anche in Paesi, come l’Italia, in cui si fatica a mettere in discussione vecchi schemi e ritmi di lavoro.  La rapida evoluzione e la diffusione di sempre più sofisticati strumenti tecnologici e informatici, modificano progressivamente i processi lavorativi ed evidenziano, invece, la rapidità con cui il lavoro stia cambiando e come le aziende ricerchino sistemi sempre più flessibili. La soluzione, dunque, può celarsi dietro un forte cambiamento culturale, con l’introduzione di un approccio innovativo all’organizzazione del lavoro, che si caratterizzi per flessibilità e autonomia nella scelta degli strumenti a disposizione, degli spazi e dei luoghi, degli orari di lavoro e delle tecnologie, a fronte, tuttavia, di una maggiore responsabilizzazione del lavoratore in merito ai risultati ottenuti.

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