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TECH TOOLS PER I LEGALI: UNO SGUARDO SU OCR, CHATBOT E VIRTUAL LEGAL ASSISTANTS

L’evoluzione tecnologica ha il pregio di aver favorito, e a tratti forse anche forzato, la commistione tra il mondo giuridico e quello informatico. Dal matrimonio di queste due realtà sono nati svariati “Tech Tools” in grado di semplificare ed efficientare il lavoro svolto ed i servizi offerti dai professionisti legali. 

Indice degli argomenti:

  • Considerazioni preliminari
  • Tech Tools: Tecnologie OCR
  • Tech Tools: Chatbot e Virtual Legal Assistants
  • Riflessioni conclusive

Considerazioni preliminari

Oggigiorno, per digitalizzare la propria attività e per fornire servizi legali sempre più innovativi e tailor made, vi sono molteplici soluzioni tecnologiche da poter adottare. In aggiunta, sebbene i numeri, soprattutto nel nostro Paese, siano ancora contenuti, il mercato è costellato di novità che vanno dall’automazione dei documenti a vere e proprie realtà virtuali. 

Tralasciando l’hype che caratterizza le nuove tecnologie, cerchiamo di capirne il funzionamento ed i vantaggi, concentrandoci, in particolar modo, su quelli che potremmo definire come i nuovi trend facili da implementare.

Tech Tools: Tecnologie OCR

OCR sta per optical character recognition ed è una tecnologia che consente di convertire, in maniera meccanica od elettronica, documenti cartacei o digitali (ad esempio file PDF, immagini JPEG) in file modificabili e consultabili. Infatti, il software elabora i file o i documenti “grezzi” discernendo ciò che individua come carattere (lettere e numeri) convertendoli da immagine in testo. 

Allo stato attuale delle cose, quando l’avvocato ha bisogno di un documento in formato digitale provvede a scannerizzarlo. Lo scanner però non trasforma il documento cartaceo in un file di testo bensì in un’immagine. Conseguentemente, il testo sarà senza dubbio riprodotto fedelmente nell’immagine ma non potrà essere selezionato, modificato, copiato/incollato e non permetterà la ricerca di parole chiave al suo interno. 

Cosa migliora con l’adozione di software OCR? Innanzitutto, l’utilizzo di tecnologie OCR permette di poter selezionare e modificare il testo del documento che ci interessa. A titolo esemplificativo, immaginiamo di dover riprodurre la struttura essenziale di un contratto: senza OCR l’unico modo per farlo sarebbe quello di riscrivere il testo per intero, mentre utilizzando la tecnologia in parola sarebbe sufficiente una semplice operazione di copia e incolla seguita poi dall’inserimento delle modifiche che il caso concreto richiede. 

Inoltre, l’OCR permette l’indicizzazione del testo, ossia la ricerca per parole chiave. Immaginiamo di avere un testo di molte pagine e di dover cercare una specifica clausola, senza la possibilità di una ricerca per parole l’avvocato sarà costretto a leggere tutto il documento alla ricerca della parte che gli interessa. Ancora, pensiamo alla ricerca di un documento all’interno di un sistema di archiviazione, senza la possibilità di filtrare tutti i documenti ivi contenuti tramite l’utilizzo di parole chiave, il lavoro di ricerca richiederebbe molto tempo ed energie, con il rischio ulteriore che alcuni contenuti non vengano trovati. 

Ecco dunque che l’utilizzo della tecnologia in parola può semplificare ed efficientare il lavoro all’interno di uno studio legale riducendo i costi in termini sia di risorse che di tempo.

Tech Tools: Chatbot e Virtual Legal Assistants

Prima di addentrarci nella discussione concernente i vantaggi dell’utilizzo di questi Tech Tools è bene darne una breve definizione. I chatbot sono software che simulano una vera e propria chat, il sistema si basa su algoritmi in grado di analizzare i termini utilizzati dall’utente e di dare una risposta alle sue esigenze. Si badi però, che questo strumento risponde solo ad input precisi e rigidamente individuati, e che al contrario, non è in grado di capire ed analizzare i reali bisogni dell’utente. 

Diversamente, i VLA sono software più evoluti capaci di comprendere il linguaggio naturale impiegato dall’utente e perciò in grado di instaurare una relazione con quest’ultimo.  

Per fini meramente chiarificatori si pensi ai chatbot come ai bot utilizzati da telegram o da siti e-commerce, mentre ai VLA come a strumenti simili a Siri, Alexa o Cortana. 

A prescindere dalle differenze, intercorrenti tra chatbot e VLA, in termini di capacità cognitive e di novità, i vantaggi che apportano alle singole attività sono i medesimi. Vediamoli insieme. 

In primis, chatbot e VLA sono disponibili ad ogni ora del giorno e sette giorni su sette e dunque, anche quando il contatto aziendale può non essere presente o è impegnato in altra attività. Chatbot e VLA possono rispondere a domande preliminari, fornire informazioni, ed all’occorrenza anche fissare appuntamenti. In una realtà in cui i contatti con i clienti sono sempre in crescita mentre il tempo a disposizione dell’avvocato rimane sempre lo stesso, questi strumenti costituiscono una vera e propria risorsa. 

In secondo luogo, sono strumenti che aiutano a rendere i siti web di più facile consultazione e lettura. Invero, nell’arco della loro attività, gli studi legali producono una mole cospicua di contenuti che spesso vengono raccolti in blog, articoli, post e video esplicativi, ma che purtroppo non sempre vengono letti o trovati dai visitatori del sito web. Chatbot e VLA indirizzano l’utente nella ricerca dei contenuti più adatti alle sue esigenze rendendo l’attività di consultazione del sito web più facile e veloce. 

Ciò premesso e nonostante gli indiscutibili miglioramenti in termini di user experience che chatbot e VLA apportano, vi sono alcune criticità che rendono la loro adozione di massa, nel prossimo futuro, uno scenario non scontato. A ben vedere, sebbene l’intelligenza artificiale e il machine learning stiano viaggiando alla velocità della luce, i margini di errore rimangono rilevanti, può capitare, infatti, che gli strumenti in parola possano fraintendere o non capire le domande oppure che possano fornire risposte sbagliate. 

Riflessioni conclusive

In ultima analisi, dunque, queste nuove tecnologie efficientano e semplificano di molto il lavoro all’interno di uno studio legale, soprattutto se si tratta di attività ripetitive, ma, non sono in grado di rimpiazzare il valore aggiunto dell’individuo, almeno non per il momento. 

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